La gestione dei dati organizzati in archivi risulta più facile ed efficace attraverso l’utilizzo dei database o basi di dati. Nei database gli archivi sono rappresentati da tabelle formate da righe e colonne: le righe corrispondono ai record dell’archivio e le colonne ai campi del record.
I prodotti software per la gestione dei database, detti DMBS (Data Base Management System), per esempio Access per Windows, semplificano l’attività dell’utente nelle operazioni di inserimento, modifica e cancellazione dei dati, attraverso l’uso di interfacce grafiche amichevoli; inoltre i dati possono essere ritrovati facilmente con le interrogazioni ai database (query) senza dover specificare i percorsi, le modalità di accesso e le operazioni.
L’ambiente Visual Basic consente di accedere con facilità alle tabelle di un database creato con Access (file con estensione .mdb) o con altri prodotti software per la gestione dei database, attraverso il controllo Data. Nel form occorre inserire tanti controlli di tipo Data quante sono le tabelle che si vogliono utilizzare nel form.
Le informazioni principali da fornire al programma sono: il nome del database (proprietà DatabaseName del controllo Data) corrispondente al file di Access (avente estensione .mdb); il nome della tabella contenuta nel database (proprietà RecordSource del controllo Data).
Se il database è stato creato con un DBMS diverso da Access occorre specificare anche la proprietà Connect, scegliendo tra i prodotti software elencati.
Dopo aver definito il nome del database, in fase di progettazione, in corrispondenza della scelta della proprietà RecordSource, si può trovare l’elenco delle tabelle contenute nel database tra le quali è possibile effettuare la scelta.
Il RecordSource può anche essere il nome di una query già esistente nel database.
Per ricordare all’utente il nome dell’archivio sul quale si intende operare, si può far comparire un nome significativo per la tabella, assegnando un valore alla proprietà Caption del controllo Data.
Se vogliamo visualizzare il contenuto di alcuni campi della tabella, inseriamo nel form alcune caselle di testo e associamo a ciascuna di esse il campo corrispondente della tabella.
Le proprietà da definire per ciascuna delle caselle di testo sono: proprietà DataSource, che indica il controllo Data a cui il campo si riferisce (si può scegliere tra l’elenco proposto); proprietà DataField, che indica il campo da associare alla casella di testo (dopo aver definito la proprietà DataSource, si può scegliere nell’elenco dei campi).
E’ anche necessario, per migliorare l’interfaccia grafica per l’utente, inserire una label di intestazione per il form e le label accanto alle caselle di testo per ricordare il significato dei campi visualizzati.
Quando si manda in esecuzione l’applicazione, viene visualizzato il primo record della tabella con i campi selezionati: ci si può muovere all’interno delle righe della tabella, al primo record, al record precedente, al record successivo, utilizzando le frecce di navigazione che si trovano nel controllo Data.
